Tervetuloa Nesslingin säätiön joukkoon! Täältä löydät tarkat ohjeet hankkeesi hallinnointiin E-Nessissä, ohjeet apurahan maksatukseen sekä hankkeesi raportointiin. Sivun lopusta löytyy myös tärkeää tietoa apurahansaajien lakisääteisestä vakuutuksesta sekä apurahojen verotuksesta.
Tämä ohje on tarkoitettu säätiön rahoittamille väitöskirjahankkeille, postdoc-hankkeille ja jalkautushankkeiden vastuullisille johtajille. Jos olet hankkeessa henkilökohtaisen apurahan saaja, mutta et vastuullinen johtaja, suosittelemme lukemaan kohdat Mela-vakuutuksesta sekä verotustiedoista.
Muistathan, että henkilökohtainen apuraha myönnetään hakijalle nimensä mukaisesti henkilökohtaisena, eikä sitä voi vaihtaa toiselle henkilölle.
Mikäli jokin tuntuu ohjeista huolimatta epäselvältä, säätiön henkilökunta auttaa mielellään apurahansaajia.
E-Nessi: Hankkeen hallinnointi ja maksatuspyynnöt
Kun olet saanut myönteisen apurahapäätöksen, on seuraavana vuorossa maksusuunnitelman tekeminen. Säätiön apurahoja haetaan ja hallinnoidaan sähköisessä E-Nessi-apurahajärjestelmässä. E-Nessin kautta voi jättää rahoitettujen hankkeiden maksatuspyyntöjä, seurata omien hankkeiden maksatustietoja, päivittää omia yhteystietoja ja raportoida hankkeiden tuloksista.
Hanketta hallinnoidaan E-Nessissä kohdassa Omat hakemukset. Hankenumeroa klikkaamalla pääsee hankkeen pääsivulle, jonka yläreunasta löytyy linkki Maksusuunnitelma.
Apurahan saajan tiedot täytetään kohdassa 1. Lisää tilitiedot. Henkilökohtaista apurahaa varten täytetään apurahan saajan henkilötunnus ja tilinumero IBAN-muodossa. Apurahan muun osan (matkat ja tutkimuskulut) tai muut kulut maksamista varten avataan tili yliopistoon, tutkimuslaitokseen tai muulle suorituspaikalle aina, kun se on mahdollista. Kuluapurahojen maksamista varten syötetään toimipaikan Y-tunnus ja tilinumero IBAN-muotoisena. Viestikentässä ilmoitetaan hankkeelle toimipaikassa annettu sisäinen projektinumero tai muu tunniste, esimerkiksi hakijan tai hankkeen nimi. Jos hankkeella ei ole suorituspaikkaa, pitää kuluapurahoille avata erillinen, vain hankkeen kuluille tarkoitettu tili omaan pankkiin ja ilmoittaa säätiölle tilinumero kuluapurahojen maksamista varten.
Tietoja voi päivittää siihen asti, kunnes maksupyyntölomake on lähetetty. Mikäli maksutietoja on tarve päivittää maksusuunnitelman lähettämisen jälkeen, ota yhteys Nesslingin apuraha- ja hallintokoordinaattoriin E-Nessi-viestillä.
Kohdassa 2. Lisää maksuerät voit lisätä haluamasi maksuajankohdat kululuokittain (henkilökohtainen apuraha, matkat, tarvikkeet jne.). Valitse maksun saaja, kululuokka, tarvekuukausi ja maksuerän määrä. Henkilökohtainen apuraha maksetaan kuukausittain mahdollisimman tasasuuruisina maksuerinä (esim. väitöskirjatekijän vuosiapuraha 28 000 = n. 2333,33e/kk). Muut kulut voidaan maksaa vuosittain könttäsummana heti apurahakauden alussa.
Kohdassa 3. Lisää mahdolliset lisätiedot voit ilmoittaa lisätietoja maksatukseen liittyen.
Maksusuunnitelma tulee täyttää ja lähettää viimeistään maanantaina 11. joulukuuta 2023. Lomakkeet tulee tarkistaa huolellisesti ennen lähettämistä, sillä lähettämisen jälkeen niitä ei voi enää muokata.
Lähettämisen jälkeen maksupyyntötila muuttuu tilasta “maksusuunnitelma lähettämättä” tilaan “maksusuunnitelma lähetetty”. Monivuotisissa hankkeissa maksusuunnitelma tehdään kerralla koko apurahakaudeksi, eli pisimmillään neljäksi vuodeksi. Maksuerät hyväksytään maksuun 12 kuukautta kerrallaan ja jatkovuosi (12 kk) hyväksytään aina maksuun väliraportin käsittelyn jälkeen.
Maksusuunnitelmasivulta pääsee seuraamaan hankkeen rahaliikennettä. Apuraha maksetaan annetun aikataulun mukaisesti, ellei maksatusvuoden kuluessa muuta sovita. Apurahan käyttösuunnitelmaan voidaan tarvittaessa tehdä muutoksia kesken maksatuskauden sopimalla asiasta erikseen kirjallisesti (mieluiten E-Nessi-viestillä) apuraha- ja hallintokoordinaattorin kanssa.
Henkilökohtaista apurahaa ei makseta samanaikaisesti kokopäiväisestä virasta tai toimesta palkkaa nauttivalle tutkijalle, eikä perhevapaan tai varusmies- tai siviilipalveluksen aikana. Apurahaa ei myöskään makseta sairauspäivärahan kanssa yhtäaikaisesti. Näiden ajan apurahan maksatus on tauolla. Olethan tällaisissa tilanteissa yhteydessä Nesslingin säätiön apuraha- ja hallintokoordinaattoriin mahdollisimman aikaisin.
Apurahaa voi käyttää enintään kaksi vuotta pidempään kuin hankkeen suunniteltu kokonaiskesto. Vuoden hankkeissa rahoituksen maksatusta voidaan siis erityisestä syystä katkot huomioon ottaen jaksottaa enintään kolmelle vuodelle, kahden vuoden hankkeissa enintään neljälle vuodelle ja neljän vuoden hankkeissa enintään kuudelle vuodelle.
Kaikki maksatustietojen muutokset, esimerkiksi tilinumeron vaihtuminen, tulee aina ilmoittaa kirjallisesti E-Nessi-viestillä.
Apurahan maksatus
Jokaiselle kuukaudelle merkityt apurahaerät maksetaan viimeistään kunkin kuun 7. päivä. Tämä sisältää kaikki maksusuunnitelmalle ko. kuulle merkityt maksuerät. Kuluapurahoja ei voi käyttää henkilökohtaisen apurahan maksamiseen.
Henkilökohtainen apuraha on tarkoitettu kokopäiväiseen työskentelyyn. Henkilökohtaisen apurahan suuruus on vuonna 2024 väitöskirjantekijälle 28 000 euroa vuodessa eli 2333,33 euroa kuukaudessa ja post doc -hankkeen väitelleelle tutkijalle 34 000 euroa eli 2833,33 euroa kuukaudessa. Henkilökohtaisesta apurahasta on maksettava apurahansaajan lakisääteiset vakuutusmaksut (näistä lisää ohjeiden lopussa).
Apurahalla voi työskennellä myös osa-aikaisesti. Tällöin apurahan määrä on suoraan osa-aikaisen työskentelyprosentin mukainen, esim. 80%. Apurahan ohella voi olla osa-aikainen työsuhde, joka tukee omaa apurahahanketta (esimerkiksi työsuhde tutkimusorganisaatioon). Täyden apurahan lisäksi on mahdollista työskennellä max. 20% työsuhteessa. Prosentteja on mahdollista määrittää tapauskohtaisesti, mutta työmäärä voi apuraha ja työsuhde yhteenlaskettuna olla aina max. 120%. Kannustamme kuitenkin apurahansaajiamme huolehtimaan jaksamisestaan; apurahan prosenttia voi laskea, vaikka työsuhdetta ei olisikaan. Ole yhteydessä säätiön apuraha- ja hallintokoordinaattoriin E-Nessin kautta, jos haluat muuttaa apurahan työskentelyprosenttiasi. Huom! Pieniä palkkiollisia sivutöitä kuten puhujakeikkoja tai esim. luottamustoimea ei tarvitse huomioida apurahan työskentelyprosentissa.
Apurahan muun osan (matkat ja tutkimuskulut) tai muiden kulujen maksamista varten avataan tili yliopistoon, tutkimuslaitokseen tai muulle suorituspaikalle aina, kun se on mahdollista. Muissa tapauksissa avataan erillinen, vain hankkeen kuluille tarkoitettu tili omaan pankkiin. Tässä tapauksessa kuluapurahojen kirjanpitovelvoite on apurahansaajalla, ja käytetyt varat tulee raportoida tositteineen vuosittain Nesslingin säätiölle. Apurahansaajan tulee hyväksyä kaikki määrärahasta maksettavat laskut. Matkakuluvaroista ei voi maksaa matkapäivärahoja.
Tutkimusmenoista pidetään kirjaa normaalin kirjanpitokäytännön mukaisesti. Jos rahaliikenteestä huolehtii yliopisto, tutkimuslaitos tai vastaava, pyydetään sieltä taloushallinnon kuluraportti hankeraportin liitteeksi. Apurahansaaja vastaa henkilökohtaisesti luvattomista käyttötarkoituksen muutoksista ja tilin ylityksistä. Jos tiliä ei hallinnoida tutkimuslaitoksen kautta, pyydetään raportoinnin yhteydessä todisteeksi rahaliikenteeseen liittyvät kuitit.
Aputyövoimaksi nimitetään lähinnä tutkimusavustajia. Apurahansaajan tulee huolehtia aputyövoimansa sosiaaliturvasta, eläkkeestä ja vakuutusmaksuista voimassa olevien määräysten mukaisesti. Aputyövoima ei ole työsuhteessa Nesslingin säätiöön, vaan heidän työnantajansa on rahaliikenteen käytännön järjestelyistä riippuen joko tutkimuksen suorituspaikkana oleva yliopisto, tutkimuslaitos, konsulttiyritys tai hankkeen vastuullinen johtaja (apurahansaaja).
Säätiön rahoituksella hankitut tarvikkeet, laitteet ja kirjallisuus jäävät suorituspaikan omistukseen ja hallintaan. Hankinnoissa noudatetaan kyseisen suorituspaikan hankintamenettelyä koskevia ohjeita.
Nesslingin säätiö pidättää oikeuden pyytää apurahan takaisinmaksua, mikäli rahoitusta ei käytetä hakemuksessa ilmoitettuun käyttötarkoitukseen.
Raportointi
Takana taas yksi vuosi?
Apurahaa saaneiden monivuotisten hankkeiden tulee raportoida hankkeiden varainkäytöstä ja tuotoksista 12 kuukauden välein. Jatkovuoden maksuerät hyväksytään maksuun raportoinnin jälkeen.
Yksivuotisissa tai muissa hankkeissa hanke raportoidaan kahden kuukauden kuluttua hankkeen päättymisestä. Raportointipyyntö lähetetään automaattisesti apurahansaajalle. Raportointi tehdään E-Nessin kautta.
Raportointia varten kirjaudutaan sisään E-Nessi-järjestelmään ja valitaan kohta Raportointi.
Mikäli säätiölle halutaan toimittaa muuta materiaalia, esimerkiksi yksityiskohtaisempia edistymisselvityksiä, artikkeleita tai kirjoja, voidaan ne lähettää sähköpostin liitteenä tai postitse. Väitöskirjoihin toivomme vain sähköisen linkin, sillä meillä ei ole mahdollisuutta säilyttää painettuja kappaleita.
Raportointisivuilta valitaan väliraportti, jos raportti on hankkeen ensimmäiseltä, toiselta tai kolmannelta vuodelta. Väliraportissa raportoidaan raportointijakson julkaisut ja muu yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Väliraportissa on annettava kululuokkakohtainen selvitys apurahan käytöstä.
Jos raportti on hankkeen ainoalta tai viimeiseltä vuodelta, valitse loppuraportti. Loppuraportissa tiivistetään yleistajuisesti hankkeen tärkeimmät tavoitteet, tulokset, niiden soveltamismahdollisuudet ympäristönsuojelussa sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Tätä osiota voidaan käyttää Nesslingin säätiön viestinnässä. Loppuraportille pyydetään liitteeksi hankkeen kuluraportti tutkimusorganisaation taloushallinnosta. Mikäli apurahansaaja on hallinnoinut kuluapurahoja itse, raportoidaan kulut tositteineen vuosittain säätiölle.
Loppuraportissa mahdollisesti ilmenevä apurahan ylijäämä palautetaan Nesslingin säätiölle. Ylijäämän palautusta varten tarvittavat tiedot saa apuraha- ja hallintokoordinaattorilta.
Raportoinnin kohteena olevan rahoitusvuoden aikana hankkeessa valmistuneet julkaisut täytetään kohtaan Julkaisut, ja ne jaotellaan seuraavasti valitsemalla kohdasta Julkaisun tyyppi:
- 1. Artikkelit
- 1.1. Referoidussa kansainvälisessä sarjassa julkaistu artikkeli
- 1.2. Referoidussa kansainvälisessä kokoomateoksessa julkaistu artikkeli (mukaan lukien referoidut konferenssijulkaisut)
- 1.3. Kotimaisessa sarjassa julkaistu artikkeli
- 1.4. Kotimaisessa kokoomateoksessa tai konferenssijulkaisussa julkaistu artikkeli
- 2. Opinnäytetyöt
- 2.1. Väitöskirja
- 2.2. Lisensiaattitutkielma
- 2.3. Pro gradu tai diplomityö
- 3. Konferenssiabstraktit
- 4. Muut julkaisut
- 5. Patentit
Huom! Hankkeista syntyneet väitöskirjat ja julkaisut tulee ilmoittaa Nesslingin säätiölle hankkeiden päättymisen jälkeenkin. Väitöskirjoihin toivomme vain sähköisen linkin, sillä meillä ei ole mahdollisuutta säilyttää painettuja kappaleita.
Rahoitusvuoden aikana tehty muu, viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelman mukainen vaikuttamistyö täytetään kohdassa Tutkimuksen muu vaikuttavuus ja se jaotellaan seuraavasti:
- Julkiset esiintymiset
- Yleistajuiset artikkelit
- Aktiivisuus sosiaalisessa mediassa
- Yhteistyö tiedon hyödyntäjätahojen kanssa
Huom! Vuosittaisen raportoinnin (edellytys rahoituksen jatkumiselle) yhteydessä tulee selostaa väitöskirjan ja jatko-opintojen eteneminen edellisvuoteen verrattuna, ja liittää mukaan ohjaajan lausunto.
Viestintä
Nesslingin säätiö rahoittaa hankkeita, jotka edistävät eri tieteenalojen tai sektoreiden välistä yhteistyötä ja tiedon siirtymistä tiedon käyttäjille. Tämän vuoksi haluamme tarjota apurahansaajillemme rahallisen tuen lisäksi monenlaista viestinnällistä ja vaikuttavuuteen tähtäävää tukea Nessling Impact -ohjelmassamme. Lue lisää viestinnästä täältä.
Omistusoikeudet ja hyvä tieteellinen käytäntö
Säätiö kehottaa apurahansaajiaan laatimaan tutkimusryhmässään hankkeen sisäisen sopimuksen, jossa sovitaan hankkeessa kerätyn aineiston ja tutkimustulosten omistusoikeuksista.
Säätiö kannustaa apurahansaajiaan noudattamaan Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ja tiedeyhteisön yhdessä laatimia eettisiä ohjeita sekä tutkimusorganisaatioiden omia eettisiä periaatteita.
Apurahansaajan sosiaaliturva ja verotus
Apurahansaajat kuuluvat tietyin edellytyksin lakisääteisen eläke- ja työtapaturmaturvan sekä ryhmähenkivakuutusturvan piiriin. Lisäksi apurahansaajilla on oikeus ansiosidonnaiseen Mela-sairauspäivärahaan ja sairausvakuutuslain mukaisiin päivärahaetuuksiin.
Apurahansaajien vakuutusturvaa hoitaa Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela). Huomioithan, että apurahansaajan eläkevakuutus eli Mela-vakuutus on apurahansaajalle pakollinen, mikäli työ tehdään Suomessa ja apurahan kesto on yli 4 kuukautta. Henkilökohtaisen apurahan saajan on itse haettava vakuutusta Melasta kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun hän on aloittanut työskentelyn vakuutuksen ehdot täyttävällä apurahalla.
Vakuutushakemus ja lisätietoja löytyy Melan sivustolta. Nesslingin säätiö tekee Melalle ilmoituksen myöntämistään apurahoista.
Kunkin vuoden lopussa Nesslingin säätiö tekee verotusasetuksen mukaisen ilmoituksen maksetuista apurahoista myös Verohallintoon. Apurahat ovat saajalleen verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään saakka (25 547,52 euroa vuonna 2023). Verovapaan apurahan ylittävältäkään osalta säätiö ei toimita ennakonpidätystä, vaan apurahansaaja tarkistaa ja ilmoittaa itse saadut apurahat esitäytetyllä veroilmoituksella ja maksaa mahdollisen veron jälkikäteen. Lisäohjeita voit lukea vero.fistä.
Vuodesta 2020 lähtien on verottajalle vuosi-ilmoitusohjeiden mukaisesti ilmoitettu luonnolliselle henkilölle myönnetyn henkilökohtaisen apurahan lisäksi hänelle myönnetty kuluapuraha. Apurahansaajan velvollisuus on huolehtia siitä, että veroviranomaiset saavat selvityksen apurahan käyttämisestä siltä osin kuin se ei ole henkilökohtaista apurahaa, vaan on käytetty kuluapurahana matkoihin, laitteisiin tms. kuluihin. Kiinnitä erityistä huomiota siihen, että muut kulut (esim. matkakulut, tarvikkeet jne.) on erotettu henkilökohtaisesta apurahasta esitäytetyllä veroilmoituksella.
Apurahasta on mahdollista tehdä verovähennyksiä kuten muustakin tulosta. Esimerkiksi lakisääteinen eläkevakuutus, työhuonevähennys tai kodin ja työpaikan väliset matkakulut ovat verovähennyskelpoisia.
Verotusta koskevat säädökset voivat muuttua ja niiden tulkinnassa voi esiintyä vaihtelua. Epäselvissä tapauksissa apurahansaajan kannattaa kääntyä suoraan Verohallinnon puoleen (www.vero.fi).
Melalle vakuutusmaksua maksaneiden apurahansaajien tulee ottaa huomioon, että he joutuvat maksamaan sairaanhoitomaksua ja päivärahamaksua verotuksen yhteydessä, vaikka apurahasta ei veroa maksettaisikaan. Tarkat ja ajantasaiset tiedot saa suoraan Verohallinnosta.
